Tłumaczenia poświadczone zawierają pieczęć i podpis tłumacza przysięgłego posiadającego nadane przez Ministra Sprawiedliwości uprawnienia do ich wykonywania. Ich najważniejszym elementem jest umieszczana pod przetłumaczonym tekstem formuła poświadczająca, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa mogąca brzmieć np.:

(Niniejszym) poświadczam zgodność powyższego tłumaczenia z oryginałem/tłumaczeniem/odpisem dokumentu (lub: kopią/skanem dokumentu/wydrukiem komputerowym dokumentu/faksem dokumentu/tekstem niesygnowanym/dokumentem elektronicznym) w języku … .

Zgodnie z art. 18.2 Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego „(…) Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo.”

Formuła poświadczająca musi zatem zawierać informację o formie dokumentu źródłowego, tj. czy był to oryginał, poświadczony odpis, skan, dokument elektroniczny itp. Jeżeli instytucja będąca odbiorcą tłumaczenia wymaga tłumaczenia sporządzonego na podstawie oryginału, niezbędne będzie dostarczenie dokumentu przed tłumaczeniem lub okazanie go przy odbiorze tłumaczenia. W pozostałych przypadkach wystarczający będzie skan/zdjęcie/kopia oraz kontakt „online”.

Zgodnie z „Kodeksem zawodowym tłumacza przysięgłego” opracowanym przez PT TEPIS do tłumaczenia na język obcy przeznaczonego do obrotu prawnego za granicą należy załączyć kopię dokumentu źródłowego wykonaną osobiście przez tłumacza. W związku z tym, jeżeli tłumaczenie jest sporządzane z oryginału, należy go przedłożyć przed rozpoczęciem realizacji zlecenia.

Należy pamiętać, że jeżeli na tłumaczeniu dokumentu ma znaleźć się informacja, że tłumaczenie wykonano na podstawie oryginału, to tłumacz przysięgły MA OBOWIĄZEK ten oryginał ZOBACZYĆ. W przeciwnym wypadku dopuści się poświadczenia nieprawdy, czynu zabronionego zgodnie z art. 271 Kodeksu karnego („Funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5”.).

Powyższe zastrzeżenia nie dotyczą tłumaczeń zwykłych (niepoświadczonych).